Провести тендер на поставку

— рассказывает Максим Сапухин (PriceFlow)

Найти надежного поставщика на тендере не сложнее, чем замэтчиться в Tinder. Ошибок, которые вы можете допустить, не так уж много. Я перечислю основные и объясню, как их избежать.

Не работайте вслепую

Пример: Закупщик из крупной производственной компании проводит тендеры вручную. Он звонит партнёрам, чтобы узнать актуальные цены, находит несколько новых поставщиков в интернете и отправляет им запросы по почте. Через несколько дней закупщик выбирает пять лучших предложений и снова звонит поставщикам, чтобы поторговаться. А потом ещё раз и ещё — пока не получит желаемую цену.

Что не так: У такого подхода сразу три минуса. Во-первых, закупщик охватил далеко не всех поставщиков, которые есть на рынке. Во-вторых, он не создал конкурентную среду — поставщики не видят лучшее предложение и торгуются неохотно. В-третьих, при таком подходе не может быть общего понимания правил игры.

Как правильно: Чтобы систематизировать закупки, нужно выбрать тендерную площадку и собирать предложения через один канал связи — личный кабинет.

Тщательно выбирайте площадку

Пример: Директор по закупкам сети ресторанов из Екатеринбурга зарегистрировался на федеральной тендерной площадке для проведения еженедельной закупки овощей и фруктов на сумму 100 000 рублей. Вместо шквала заявок от региональных и локальных поставщиков получил две.

Что не так: Во-первых, в тендерах на федеральных площадках обычно участвуют крупные поставщики. Поэтому им либо оказался неинтересен объём закупки, либо у них нет производства в Свердловской области. Во-вторых, очень часто на таких площадках просто нет локальных поставщиков — присутствие на них стоит достаточно дорого.

Как правильно: Чтобы выбрать тендерную площадку, нужно изучить список поставщиков и убедиться, что на ней есть подходящие. Также нужно сопоставить объём своих закупок со стоимостью присутствия поставщика на этой площадке. Если сумма расходов составит более 1% суммы потенциальной сделки, вряд ли стоит регистрироваться.

Сохраните старых поставщиков

Пример: Закупщик производственной компании разместил тендер на одной из крупных торговых площадок. Предварительно обзвонил текущих поставщиков, предложил им зарегистрироваться и принять участие в аукционе. Ожидал получить предложения минимум от семи компаний, а получил от двух.

Что не так: Во-первых, закупщик не предусмотрел, что поставщики не захотят предлагать свои товары через тендеры. Для них это означает гарантированное снижение цены и, возможно, дохода. Во-вторых, он не сообщил, что закупать теперь будет только у тех, кто участвует в онлайн-торгах. А значит, скоро поставщики снова начнут названивать с предложениями.

Как правильно: Чтобы перевести поставщиков на тендерную площадку, закупщик должен разослать официальные письма руководителям компаний-партнеров, описать в них новые условия закупок, несколько раз позвонить с напоминанием об онлайн-торгах, а также найти резервные варианты поставки товара, если в первых торгах никто не примет участие.

Не спешите

Пример: Специалист по закупкам на заводе объявил тендер на поставку сливочного масла и получил заявки от текущих и новых поставщиков. Лучшую стоимость предложила компания, с которой ранее завод не сотрудничал. Он сразу же заключил с ней договор. В итоге прождал поставку два месяца, а она так и не пришла.

Что не так: Закупщик совершил большую ошибку — отошёл от внутренних правил завода по работе с поставщиками. А значит не учёл, что может закупать товары только у тех, кто уже предоставлял документы, подтверждающие финансовую стабильность, и привозил партию товара для оценки.

Как правильно: Следовало назначить победителем тендера одного из текущих партнёров, предложившего лучшую цену. После этого закупщик должен был запросить у потенциального поставщика документы и образцы. Если бы он прошёл внутреннюю проверку, можно было бы начать закупать у него товары со следующих торгов.

Избегайте бюрократии

Пример: Генеральный директор крупного торгового холдинга принял решение закупать продукцию через тендеры. Насмотревшись на коллег из госкорпораций, где организация этой процедуры требует подготовки большого количества документов, он вводит такие же. В том числе просит закупщика формировать письмо-извещение, аналитическую записку и сводную таблицу персонально для каждого потенциального поставщика и согласовать все этапы закупки с финансовым и юридическим отделами.

Что не так: У закупщика нет никакого желания проводить тендер. Ему проще позвонить одному из текущих поставщиков и договориться о подходящей цене. А когда придёт время объяснять, почему торги не проводятся, он обязательно что-то придумает. Например, скажет что товар на складе заканчивался, сообщили об этом поздно, а купить нужно было срочно.

Как правильно: Чтобы этого избежать, генеральный директор должен определить, для чего именно компания проводит тендеры. Если для снижения цены, то большое количество документов вовсе необязательно. Важно фиксировать в них всего три пункта: условия поставки, полученные заявки и критерии выбора победителя.

Новости и лучшие статьи «Секрета фирмы» — в нашем Telegram-канале: @businesssecrets. Подписывайтесь!

Приведем три из них:

• запросы офферт;
• открытые торги;
• электронные торги. Закупка/продажа товаров, работ и услуг посредством проведения торгов онлайн на понижение/повышение.

Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т.е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

Рекомендации по проведению тендеров для выбора подрядчика на web production (web development)

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:

1. Медиа- (диджитал-) агентства. Их ключевые компетенции: разработка медиастратегии, построение медиаплана и баинг (размещение) на интернет-площадках;
2. Диджитал-агентства. Ключевые компетенции: разработка стратегии коммуникации в диджитал-каналах, разработка креативной стратегии и креативных материалов, SMM-стратегии (может выделяться в отдельное подразделение или агентство). На данном этапе развития рынка функцию диджитал-агентств принимают на себя специализированные отделы в креативных или FSAA;
3. Агентства, которые занимаются поисковым продвижением (SEO);
4. Агентства мобильного маркетинга;
5. Digital production (в США более распространен термин web development). Ключевые компетенции: веб-дизайн, UI-дизайн, front- и back-end программирование. Результатами конечной работы являются веб-сайты, приложения для социальных сетей, приложения для iOS- и Android-устройств, интернет-баннеры и др.

Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

Этап 1. Отбор участников тендера

Задача этого этапа: -выбрать компании, которые вам подходят по двум критериям:

• уровень работ, их сложность, качество дизайна соответствуют вашим ожиданиям, требованиям и представлениям о будущем продукте;
• уровень цен компании и возможный размер бюджета соответствуют вашим возможностям, бюджету данного года и пр.

Такой отбор позволит избежать взаимной неудовлетворенности в будущем.

Как мы рекомендуем проводить данный этап:

1. Отобрать до десяти агентств, запросить портфолио. Из присланных портфолио оставить 5-7 компаний для дальнейших переговоров.

3. На встрече следует обращать внимание на следующие нюансы:

1. Понимание агентством последних трендов в дизайне, технологиях;
2. Понимание задач, которые стоят перед создаваемым продуктом;
3. Готовность объяснить/отстоять свою точку зрения перед клиентом;
4. Четко объяснить заказчику этапы проекта и правила управления им, управления объемом проекта и бюджетом.
5. В качестве дополнительной опции вы можете попросить агентство подобрать примеры уже существующих в мире сайтов, можно из других товарных категорий, которые они использовали для вдохновения при работе с вашим проектом как с точки зрения дизайна, так и с точки зрения навигации. Здесь вы поймете, насколько одинаково вы смотрите на мир.

На данном этапе важны такие нюансами соблюдения процедуры:

1. Все участники должны получить одинаковый бриф
2. Вопросы, задаваемые участникам, должны быть одинаковыми
3. Состав участников встреч со стороны заказчика не должен меняться

В принципе, на данном этапе тендер может быть закончен. Вы увидите компании, которые соответствуют вашим ценовым ожиданиям, а при проведении презентаций сможете выбрать компанию, с которой вы просто мечтаете работать.

Этап 2. Креативный/дизайнерский тендер

Если по каким-либо причинам вам необходимо в рамках тендера увидеть результаты работы компаний именно над вашим продуктом, то проводится вторая часть тендера, в рамках которого вы ставите задачу агентствам по созданию дизайнерского продукта.

К данному этапу рекомендуется приглашать не более трех компаний.

Разработка предложений требует от агентства существенных материальных и временных затрат. Данный этап рекомендуется делать оплачиваемым, либо объявить компаниям рамки будущего бюджета, чтобы участники тендера были мотивированы к участию в нем. Это подтверждает серьезность намерений рекламодателя и позволяет агентствам привлекать больше ресурсов для разработки предложения.

На данном этапе можно предложить агентствам:

1. Создать UI-дизайн главной и одной внутренней страницы
2. Создать дизайн главной и одной внутренней станицы

Для оценки предложений компаний-участников рекомендуется сделать внутреннюю таблицу "экспертных оценок", т.е. перечень критериев, по которым вы будете оценивать работы, вес каждого критерия и оценки, выставляемые участниками тендерной комиссии.

В эту таблицу можно перенести оценку стоимости со своим весом из первого этапа тендера. Пример таблицы для проведения тендера с использованием метода экспертных оценок:

Наверное, практически все, кто занимается своим бизнесом, слышали об электронных торговых площадках (ЭТП). Сейчас (ЭТП) являются одним из эффективных средств развития своего бизнеса как для лиц, выступающих заказчиками тех или иных товаров и услуг, так и для поставщиков, которые могут поставить запрашиваемую продукцию или оказать необходимые услуги.

Содержание

Некоторые предприниматели уже освоили функционал электронных площадок и активно работают на них, находя для своего бизнеса новых клиентов. Другие же, наоборот, первый раз слышат о возможности найти заказчика через участие в конкурсах на ЭТП.

Как попасть на одну из действующих ЭТП? Как участвовать в тендерах? Сегодня мы начнем новый блок статей в разделе «Тендеры», посвященных участию в конкурсах на ЭТП, в которых постараемся дать ответы на основные вопросы.

Что такое тендер

Те из вас, кто хоть раз сталкивался с темой работы на ЭТП, слышал такие слова как «тендер», «конкурс», «аукцион». Здесь следует сразу же разобраться в терминах. Итак, начнем с понятия «аукцион». Аукцион – это открытое соревнование между несколькими участниками торгов. Вспомните, обычные аукционы по продаже каких-нибудь ценностей. Как это выглядит? Любой участник может назвать цену, информация о цене доступна всем остальным конкурентам, каждый из них может предложить более выгодную цену. Аналогично проходят аукционы и на ЭТП, торги идут либо на снижение, либо на повышение. Логика действий проста:

• если аукцион объявлен на выполнение какого-либо запроса, то заказчику выгоднее принять наименьшее предложение – это аукцион на понижение;
• если аукцион проводится для реализации имущества банкрота, то продавцу выгоднее продать его дороже – это аукцион на повышение.

Таким образом, определяющее значение при подведении итогов аукциона имеет цена.

С тендером ситуация совсем другая, так как тендер — конкурентный отбор наилучшего предложения на основе максимально наилучших условий выполнения запроса заказчика, заключающегося в поставке каких-либо товаров, предоставления услуг. Слово «тендер» в этой ситуации является синонимом слова «конкурс».

Как проводится тендер

1. Заказчик формирует свой запрос, оговаривает его основные характеристики и требования к исполнителю;
2. После составления необходимой документации заказчик объявляет конкурс на выполнение своего запроса;
3. Лица, желающие выступить исполнителями запроса и подписать договор с заказчиком, готовят и подают свои заявки;
4. Заказчик рассматривает все полученные заявки и выбирает победителя;
5. По итогам тендера между заказчиком и участником-победителем подписывается договор.

Главных отличий тендера от аукциона два:

• Предложение участника оценивается не только по стоимости, но по другим критериям, которые важны для заказчика – выиграть тендер может предложение не с самой низкой стоимостью, хотя цена все равно остается главным фактором выбора победителя;
• Предложение конкретного участника не доступно для других участников, они не знают о содержании заявок друг друга – заказчик при вскрытии полученных конвертов может огласить цены участников с целью провести уторговывание, если это предусмотрено тендерной документацией.

Таким образом, определяющее значение при подведении итогов конкурса имеют сочетание всех условий поставки, выражающееся в максимальной выгоде для заказчика.

Немного о нормативной базе и портале Zakupki.gov

Итак, конкурсы могут проводить как органы власти, так и коммерческие предприятия. Вот здесь следует немного ознакомиться с существующей нормативной базой.

Те, кто задумывался об участии в конкурсах, наверняка, слышал о госзакупках. Сферу государственных закупок регламентирует ФЗ № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд». Заказчиком в данном случае являются организации, относящиеся либо к государственным, либо к муниципальным заказчикам, плюс бюджетные учреждения, которые делают закупки на средства субсидий, полученных из бюджетов РФ разных уровней. Проще говоря, если вы собираетесь участвовать в госзакупках, то вашим заказчиком всегда будет государство – в том или ином виде. Результатом участия в конкурсах, относящихся к госзакупкам, будет подписание госконтракта (муниципального контракта). Это следует хорошо уяснить, а еще лучше подробно ознакомиться с законом, так как после заключения госконтракта победитель несет определенные обязательства.

Кроме этого закона есть еще один важный нормативный акт – ФЗ № 223-ФЗ от 18.07.2011 г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Этот закон регулирует проведение запросов предложений со стороны таких заказчиков как: госкорпорации и компании с долей государства, естественные монополии и другие лица согласно п. 2 ст. 1 документа. По результатам конкурсов, проводимых по этому закону, заказчик и участник-победитель заключают контракт (договор).

Получается, что если вы намерены поучаствовать в госзакупках или закупках, объявляемых компаниями, которые связаны с государством, то ваши действия будут рассматриваться в свете этих двух нормативных актов. Заказчики, относящиеся к указанным выше группам, обязаны проводить закупки для своих нужд согласно этим нормативным актам. Организации, работающие по 223-ФЗ, могут дополнительно разработать свое положение о закупках – внутренний регламент, учитывающий особенности организации. Информация о конкурсах в обязательном порядке должна быть опубликована на официальном Портале закупок zakupki.gov.ru.

Портал закупок zakupki.gov.ru — официальный сайт РФ, содержащий всю информацию о конкурсах, проводимых согласно двум перечисленным ранее ФЗ. Здесь можно найти: нормативную базу, реестры планов закупок, перечни товаров (работ, услуг), которые закупаются у представителей СМСП, реестр государственных / муниципальных контрактов, реестр договоров, подписанных по результатам закупок, отчетность по ним, а также прочую информацию, которая может представлять интерес у участников госзакупок. Здесь же публикуется реестр недобросовестных поставщиков, куда попадают те, кто после заключения контракта не смог выполнить свои обязательства. При необходимости любой заказчик или другой контрагент может проверить наличие вашей компании в этом реестре с помощью функции поиска.

Информация, публикуемая на Портале закупок, доступна всем. Главной функцией сайта является возможность представителей бизнеса найти интересующие их объявленные конкурсы, также получить конкурсную документацию.

Коммерческие тендеры

Коммерческие компании, которые с государством не связаны, также объявляют тендеры на закупку товаров, работ, услуг для удовлетворения своих потребностей. Такие конкурсы регулируются Гражданским кодексом РФ и внутренними положениями конкретной компании о закупках. Зачем все это делается? Если госорганы и организации, связанные с государством, обязаны осуществлять свои закупки в виде конкурсов, то коммерческие компании в принципе могут покупать товары для своих нужд у кого хотят. Но такой подход противоречит принципам бизнеса, ведь принимать следует самое выгодное предложение.

Если компания будет самостоятельно искать подходящего исполнителя, это может занять много времени. Оптимальным вариантом в таких случаях будет объявление конкурса, размещение его в открытый доступ и сбор заявок от участников, желающих получить тот или иной контракт. Получается, что такой способ поиска исполнителя выгоден для обеих сторон: заказчик получает максимально выгодное для себя предложение, а исполнитель находит потребителя своих услуг.

Участвовать или не участвовать

Имеет ли смысл участвовать в таких закупках? В комментариях к статье, наверняка, кто-нибудь напишет, что конкурсы выигрывают те, кто должен их выиграть, что закупки объявляются под конкретного поставщика, который обязательно будет победителем. Да, не будем отрицать, такие явления имеют место быть. Да, нормативное регулирование системы закупок направлено на создание максимальной прозрачности проведения этих процедур и исключения коррупционной составляющей, но в российской действительности это работает не всегда. Но, несмотря на такие моменты, участие в закупках является одним из средств развития вашего бизнеса.

Участие в госзакупках и коммерческих тендерах – это возможность заявить о себе, найти новых заказчиков и охватить новые рынки сбыта, это возможность заключить выгодный договор и получить прибыль. Цель любого предпринимателя – заработать, а участие в конкурсах дает такую возможность. Сейчас для участия в конкурсе на ЭТП достаточно компьютера, выхода в интернет, определенных настроек рабочего места и электронно-цифровой подписи.